SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN DOKUMEN AGEN TIKI PARUNG SERAB A.170

SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN DOKUMEN

AGEN TIKI PARUNG SERAB A.170

Karya Ilmiah Ini Dibuat Guna Memenuhi Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen

Disusun Oleh:

Ayu Septiyamin             (201233002)

PROGRAM STUDY EKONOMI ISLAM (2012-2013)

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA

CIREUNDEU – JAKARTA SELATAN

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr Wb

Segala puji dan syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan limpahan rahmatnyalah maka penyusun dapat  menyelesaikan sebuah karya tulis ini dengan tepat waktu.

Berikut ini peneliti mempersembahkan sebuah karya tulis penelitian dengan judul Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Dokumen Agen TIKI Parung Serab A.170, yang mana peneliti harap dapat memberikan manfaat yang besar bagi kita untuk mempelajari Sistem Informasi ini.

Melalui kata pengantar ini peneliti terlebih dahulu meminta maaf dan memohon permakluman bila mana isi karya tulis ini ada kekurangan dan ada tulisan yang peneliti buat kurang tepat.

Dengan ini peneliti mempersembahkan karya tulis ini dengan penuh rasa terima kasih dan semoga allah SWT memberkahi kita semua dan karya tulis ini sehingga dapat memberikan manfaat. Aamiin.

Wassalamualaikum Wr Wb

DAFTAR  ISI

KATA PENGANTAR.................................................................. i

DAFTAR ISI................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN............................................................. 1 

1.1.    Latar Belakang..................................................................... 1 

1.2.   Perumusan Masalah.............................................................. 1 

1.3.    Maksud Dan Tujuan............................................................. 2 

BAB II PEMBAHASAN.............................................................. 3

2.1.    Gambaran Umum TIKI........................................................ 3

2.1.1... Sejarah TIKI....................................................................................... 3

2.1.2... Visi Dan Misi TIKI............................................................................ 3

2.1.3... Struktur Organisasi TIKI................................................................... 4

2.1.4... Keunggulan TIKI............................................................................... 5

2.1.5... Produk Dan Layanan TIKI................................................................ 6

2.1.6... Lokasi Penelitian................................................................................ 7

2.1.7... Perancangan Sistem............................................................................ 8

2.1.8... Rancangan Form................................................................................ 9

2.2.  Model Sistem Informasi Pengiriman Barang Dan Dokumen Pada Aen TIKI Parung Serab A.170.................................................................................... 11

2.2.1... Identifikasi Pemakai Sistem Dan Seluruh Tanggung Jawabnya........ 11

2.2.2... Prosedur Sistem Berjalan Agen TIKI Parung Serab A.170............... 12

2.2.3... Model Sistem Informasi..................................................................... 13

2.3.  Alur Sistem Informasi Pengiriman Barang Dan Dokumen Pada Agen TIKI Parung Serab A.170.................................................................................... 14

2.3.1... Alur Sistem Informasi Pendaftaran.................................................... 14

2.3.2... Alur Sistem Informasi Pemeriksaan Barang Kiriman......................... 14

2.3.3... Alur Sistem Informasi Pengiriman..................................................... 15

2.3.4... Alur Sistem Informasi Terima Barang................................................ 16

2.4. Data dan Lampiran................................................................. 16

2.4.1. Database............................................................................................ 16

2.4.2. Lampiran.............................................................................................. 19

BAB III PENUTUP...................................................................... 22

3.1.  Kesimpulan.......................................................................... 22

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.         Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan zaman, kebutuhan manusia untuk mengirimkan barang dari satu tempat ke tempat lain semakin tinggi. Dampak dari kebutuhan tersebut adalah semakin banyak bermunculannya jasa pengiriman barang dan kompetisi antara penyedia jasa tersebut. Dalam hal pengiriman barang, perusahaan penyedia jasa pengiriman barang memegang peranan yang sangat penting. Setiap orang maupun perusahaan dapat mengirimkan barang dengan mudah dengan menggunakan jasa pengiriman barang.

Banyak perusahaan besar yang menggunakan jasa pengiriman barang untuk mengirimkan barang ataupun dokumen, baik dalam jumlah yang kecil maupun besar. Kepercayaan terhadap penyedia jasa pengiriman barang membuat perkembangan yang cukup pesat dalam bidang jasa pengiriman barang.

Adapun perusahaan jasa pengiriman barang yang akan peneliti bahas dalam tugas penelitian ini yaitu TIKI.  Tiki sendiri mempunyai makna titipan kilat, dimana pada awalnya merupakan berdirinya oleh PT. Citra Van Titipan Kilat resmi didirikan pada 1 September 1970. melalui Bpk.Soeprapto dan Ny. Nuraini Soeprapto sebagai perintis usaha dan pemegang saham. TIKI sendiri bergerak di bidang Jasa Pengiriman Barang, tiki  tak hanya melayani pengiriman barang antar pulau di Indonesia namun juga terdapat fasilitas pengiriman barang antara Negara di dunia ini.

Ketatnya persaingan antara perusahaan mendorong setiap perusahan untuk    memiliki perencanaan dan strategi dalam menjalankan kegiatan usahanya. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menjawab kebutuhan dan mengatasi masalah yang timbul. Dengan memiliki sistem informasi yang berkualitas. Sistem Informasi dalam suatu organisasi perusahaan sangatlah penting untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan.

Berdasarkan latar belakang diatas, yang ingin peneliti bahas dalam penelitian ini adalah di Perusahaan TIKI khususnya di Agen Tiki Parung Serab A.170 yang berdiri dari tahun 2008, terletak di Jln. Raden Fatah Raya RT.04/10 No. 28 Parung Serab, Ciledug – Tangerang.

Sistem Informasi Manajemen pada Agen Tiki Parung Serab A.170  ini dimulai dari pengiriman  yang berawal dari kantor agen atau kantor perwakilan, dimana permintaan pengiriman oleh pengirim sampai pada barang tersebut dikirim dan diterima oleh penerima  dan sampai dilakukannya penginformasian status pengiriman.

1.2.         Perumusan Masalah

Adapun permasalahan yang akan di bahas dalam penelitian ini sebagai berikut:

1.        Apa itu TIKI?

2.        Bagaimanakah Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Dokumen Agen TIKI Parung Serab A.170?

1.3.         Maksud dan Tujuan

Maksud dan Tujuan penelitian ini adalah

1.      Untuk mengetahui tentang TIKI.

2.      Untuk mengetahui Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Dokumen Agen TIKI Parung Serab A.170.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.         Gambaran Umum Tiki

2.1.1.   Sejarah Tiki

PT TIKI yang bernama resmi Citra Van Titipan Kilat didirikan pada tanggal 1 September 1970 oleh Soeprapto dan Ny Nuraini Soeprapto yang juga bertindak sebagai pemegang saham. Sejak 1972, aktivitas bisnis TIKI telah mencapai kota Pangkal Pinang (Sumatera), Semarang (Jawa Tengah) dan Surabaya (Jawa Timur) dengan sejumlah armada dan personil. Pada tahun 1972, perusahaan ini melakukan restrukturisasi manajemen dengan bekerja sama dengan Alm. Irawan Saputra, Gideon Wiraseputra, dan Raphael Rusmadi yang kemudian menjadi pemegang saham.

TIKI menjadi semakin kuat dan telah membangun banyak cabang diseluruh provinsi. Dalam jangka waktu satu setengah tahun, TIKI telah mampu melayani seluruh pelosok negeri. Untuk menjamin kualitas terbaik, saat ini, TIKI telah memiliki lebih dari 800 titik pelayanan yang mampu menjangkau berbagai pelosok dalam negeri maupun luar negeri. Dengan dukungan ribuan personil terlatih dan armada tranportasi yang mampu menjangkau seluruh wilayah kepulauan, TIKI telah menjadi peminpin dalam industri jasa pengiriman di Indonesia.

Dengan semakin berkembangnya TIKI dan semakin tumbuh kepercayaan masyarakat akan TIKI serta untuk melayani segala kebutuhan masyarakat akan kebutuhan dalam industri jasa titipan dan cargo, maka TIKI berkembang mendirikan beberapa anak perusahaan TIKI sebagai bagian dari TIKI Group, yaitu:

1.        TKS (Titipan Kilat Soeprapto), bergerak dibidang cargo

2.        TIKITA (TIKI Wisata), bergerak di bidang travel dan wisata

3.        TIKINDO (TIKI Logistik), bergerak dibidang layanan logistic

2.1.2.   Visi Dan Misi TIKI

Di dalam mencapai tujuannya guna mengembangkan usaha PT. TIKI mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut :

1.      Visi

Menjadi yang terbaik dalam jasa pengiriman barang tercermin pada sistem professional manajemen TIKI dan menjadi azas – azas yang melandasi filosofi TIKI yaitu :

a.       Kualitas dan loyalitas sumber daya manusia merupakan kunci sukses dalam menjalankan usaha.

b.      Menciptakan bentuk layanan yang inovatif dan berorientasi kepada kebutuhan pelanggan.

c.       Penggunaan teknologi modern dan komputerisasi merupakan syarat mutlak dalam menjalankan roda usaha.

d.      Kepuasan pelanggan, mitra usaha, pemerintah dan masyarakat umum sangat diutamakan.

2.      Misi

Turut mensukseskan kegiatan usaha pelanggan dengan menghemat waktu, biaya serta meningkatkan kerja usaha mereka melalui layanan jasa titipan yang cepat, aman dan bertanggung jawab. Sasaran kami untuk menjadi yang terbaik dalam jasa titipan kilat tercermin pada sistem manajemen professional baru TIKI, maupun pada azas - azas yang melandasi filosofi TIKI yaitu :

a.       Sistem desentralisasi manajemen, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab kepada tingkat bawah akan membawa hasil positif dalam mencapai tujuan perusahaan. Pertumbuhan perusahaan berkaitan dengan bentuk layanan yang berorientasi kepada kebutuhan pelanggan.

b.      Kepuasan para pelanggan, karyawan, mitra usaha, pemerintah, masyarakat dan pemegang saham sangat diutamakan.

2.1.3.      Struktur Organisasi TIKI

1.         Chairman

Adalah pemilik perusahaan yang mengawasi perkembangan segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan.

2.         Vice Chairman

Adalah wakil pemilik perusahaan untuk mengerjakan atau menggantikan tugas pemilik perusahaan.

3.         Direktur

Adalah yang mengatur dan mengawasi jalannya kegiatan operasional perusahaan, menerima laporan dan mempertanggung jawabkan semua hasil kerja penjualan setiap bulannya.

4.         Legal advisor

Adalah penasehat hukum perusahaan berkaitan dengan masalah perjanjian kerjasama antara perusahaan dengan perusahaan lainnya ataupun dengan perbankan.

5.         Sales Manager

Adalah mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan promosi, media cetak dan elektronik.

6.         Traffic Manager

Bertanggung jawab terhadap in / out barang – barang perusahaaan.

7.         Accounting Manager

Bertanggung jawab mencatat terhadap segala hal tentang penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.

8.         HR & General Affair Manager

Bertanggung jawab mengatur segala hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sarana serta prasarana perusahaan.

9.         IT Manager

Bertanggung jawab terhadap information technology perusahaan baik hardware maupun software.

10.     Operasional Manager

Bertanggung jawab terhadap kelancaraan operasional perusahaan.

2.1.4.   Keunggulan Tiki

Tentunya TIKI memiliki beberapa keunggulan bila dibandingkan dengan perusahaan kurir lainnya. Keunggulan itu antara lain adalah:

1.      Hemat, karena tarif yang sangat kompetitif dan fleksible.

2.      Aman, karena reputasinya yang telah dikenal selama 30 tahun.

3.      Pasti, karena memberikan pelayanan yang bergaransi.

4.      Cepat, karena memiliki pelayanan yang bervariasi, seperti pengiriman ONS atau REGULER.

5.      Mudah, karena TIKI memiliki lebih dari 250 cabang di kota-kota besar seluruh Indonesia.

6.      Lacak, pengiriman anda dapat dilacak.

7.      Sumber Daya Manusia. Dengan adanya pengembangan SDM di TIKI, maka kami dapat lebih baik melayani anda.

8.      Penjemputan, sangat praktis dan ekonomis. Anda cukup angkat telepon, semua barang yang akan Anda kirim akan kami jemput tanpa biaya tambahan.

9.      Kemudahan Pembayaran.

2.1.5.   Produk  Dan Layanan Tiki

1.         Produk yang dimiliki TIKI adalah sebagai berikut:

a.         SS (Sameday Service) - Kiriman Anda akan tiba pada hari yang sama.

b.        ONS (Over Night Service) - Kiriman Anda akan tiba pada hari berikutnya.

c.         HDS (Holiday Delivery Service) - Kiriman Anda akan diantar pada hari libur / Tanggal Merah.

d.        TDS (Two Days Service) - Hanya dalam 2 hari kiriman Anda akan diterima di hampir seluruh wilayah Indonesia.

e.         REG (Reguler) - Kiriman Anda akan tiba ke seluruh wilayah Indonesia dalam waktu yang singkat.

f.         ECO (Economy) - Nikmati layanan pengiriman paket dengan konsep ramah biaya dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

g.        INT (Internasional) - Paket & dokumen anda siap kami antar dengan harga bersaing ke seluruh negeri.

2.         Layanan jasa yang dimiliki oleh TIKI adalah sebagai berikut :

a.       INS (Insurances)

Apapun kiriman Anda, gunakan layanan asuransi untuk menjamin resiko kehilangan.

b.      ROD (Reimbursement On Delivery) / Tagih Tujuan

Layanan ROD memberikan kesempatan untuk menagih biaya pengiriman kepada penerima, dengan sistem pembayaran dapat dilakukan secara tunai pada saat penyerahan kiriman.

c.       HDS (Holiday Delivery Service)

Hari libur tetapi paket Anda tidak bisa menunggu untuk dikirim? Dengan layanan HDS dari TIKI Anda tetap dapat mengirim paket tepat waktu. Khusus untuk komitmen pengiriman di hari libur nasional, hanya dengan tambahan biaya pengiriman tertentu.

d.      PAC (Packing)

PAC disediakan untuk melayani kebutuhan Anda sebagai jaminan kondisi dankeamanan barang / paket dengankemasan yang memadai. Layanan ini berupa tambahan kemasan kayu pada sisi luar tertentu sesuai dengan standart yang telah di tetapkan.

2.1.6.    Lokasi Penelitian

Penelitian yang dilakukan peneliti berlokasi di Agen Tiki Parung Serab A.170, terletak di Jln. Raden Fatah Raya RT.04/10 No. 28 Parung Serab, Ciledug – Tangerang. Berdiri dari tahun 2008 berada di bawah pimpinan Firdaus dengan jumlah karyawan 5 orang, yang mana jabatan/statusmya adalah sebagaikurir, admin, dan operator. Dengan pertimbangan kebutuhan informasi pada perusahaan Jasa sangat menentukan prospek kerja perusahaan kepada pelanggan. Agen TIKI ini merupakan salah satu agen dari perusahaan swasta yang bergerak di bidang pengiriman barang dan dokumen, maka aktivitasnya meliputi :

1.       Mengirim barang yang akan dikirim sesuai alamat penerima dalam waktu yang telah disepakati, waktu penyampaian sesuai tarif pembayaran yang dilakukan pengirim.

Setiap agenda pengiriman harus terekam oleh sistem pengiriman dimana sistem tersebut digunakan untuk mengetahui jejak barang yang dikirimkan pelanggan, atau mempermudah mengetahui lokasi barang sehingga dapat mempermudah admin menjawab pertanyaan pelanggan yang komplain tentang barang kirimannya yang belum sampai.

Adapun sarana dan prasarana dalam proses pencatatan data barang yang akan dikirim sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi yang dapat mempermudah kinerja pada Agen Tiki Parung Serab A.170. Tidak seperti beberapa agen tiki yang lain yang masih menggunakan proses pencatatan secara manual pada buku dan belum tersedianya basis data alamat tujuan dan tarif harga sehingga dalam mencari alamat tujuan dan tarif harga masih menggunakan buku panduan tarif harga dari kantor pusat yang menyebabkan kurang efektif dan memakan waktu yang lama untuk mencari alamat yang dituju. Sehingga untuk membuat laporan data pengirim maupun membuat laporan harian dan bulanan sering terjadi kerumitan.

2.1.7.  Perancangan Sistem

Perancangan yang akan digunakan dalam membuat sistem ini ada 4 macam perancangan, yaitu perancangan proses, perancangan basis data, dan DFD.

1.         Perancangan Proses

a.    Sistem dapat melakukan pendataan user, paket, kota, dan transaksi.

b.    Sistem dapat menampilkan laporan data paket, kota dan transaksi. Pada laporan transaksi dibagi menjadi laporan parameter kota, laporan parameter jenis barang dan cetak kwitansi untuk pengirim dan penerima.

c.    Admin dapat mengakses data user, paket, kota, dan transaksi.

d.   Operator dapat mengakses data transaksi pengiriman dan penerimaan paket..

e.    Hak akses admin dan operator meliputi tambah, edit, hapus, cari data dan lihat laporan.

Dari gambaran proses diatas dapat diketahui kesatuan luar, data masukan dan data keluaran dari sistem informasi pengiriman paket dan dokumen pada Agen Tiki Parung Serab A.170 antara lain:

1.      Kesatuan Luar

a.       Admin adalah yang memiliki hak akses paling luas. Meliputi hak akses user, paket, kota dan transaksi.

b.      Operator adalah operator Agen Tiki Parung Serab A.170 yang memiliki hak akses untuk mengelola data transaksi.

2.      Data Masukan

Data masukan meliputi data user, paket, kota, dan transaksi.

3.      Data Keluaran

Data keluaran meliputi laporan paket, kota dan transaksi.

2.      Perancangan Basis Data

Perancangan basis data bertujuan untuk mengatur penyimpanan data sehingga pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Karena itu, perancangan basis data yang baik sangat diperlukan dalam membuat sistem informasi.

3.      DFD Level 1 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen

Dari diagram level 0 tersebut, selanjutnya dibuat DFD level 1 yang mempunyai 2 proses, yaitu :

a.       Olah Data, yaitu proses yang menggambarkan seluruh proses penyimpanan data. Proses ini menyimpan data user, paket, kota dan transaksi.

b.      Lihat Data, yaitu proses melihat informasi yang hanya dapat diakses oleh admin dan operator.

4.      DFD Level 2 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen

DFD level 2 merupakan hasi penguraian DFD level 1

a.     DFD level 2 Proses 1 Olah Data Sistem

DFD level 2 proses 1 olah data sistem menggambarkan proses pengolahan data dari tiap data yang masuk dan keluar pada DFD level 1.

b.    DFD level 2 Proses 2 Lihat Data Sistem

DFD level 2 proses 2 lihat data sistem menggambarkan proses lihat laporan data dari tiap data yang masuk dan keluar pada DFD level 1.

2.1.8.    Rancangan Form

1.     Form Login

Form Login adalah tampilan awal yang akan muncul jika kita menjalankan program. Disini ada 2 pengguna. Yaitu admin dan operator. Jika admin memasukkan login maka akan masuk data yang bisa diakses admin. Sedangkan jika operator login maka akan masuk data yang akan diakses operator.

2.      Form Halaman Home

Form Halaman Home adalah halaman yang akan muncul saat admin sudah melakukan login. Yang terdiri dari pilihan menu yaitu data, laporan, tambah user, keluar. Ketika yang login admin maka akan masuk data yang bisa diakses admin. Sedangkan jika yang login operator maka akan masuk data yang diakses operator. Perbedaan admin dan operator disini admin bisa mengakses data user, paket, kota dan transaksi. Sedangkan jika operator login maka langsung mengakses data transaksi.

3.      Form Pengiriman Barang

Input Pegiriman ini digunakan untuk memasukan data pengirim yang akan melakukan pengiriman paket barang.

4.      Form penerima barang atau daerah tujuan

Input tujuan ini adalah form yang telah diisi data tujuan daerah beserta tarif harga, sehingga memudahkan untuk melakukan transaksi pembayaran. Form input daerah tujuan ini berguna untuk menentukan data tujuan pengiriman barang.

5.      Transaksi Pembayaran

Proses transaksi ini dilakukan sebagai langkah pembuatan laporan pengiriman barang. Admin menginputkan data pengiriman yang kemudian pengirim akan mendapatkan bukti tanda pengiriman.

6.      Laporan Pengiriman

Laporan ini adalah bukti tanda pengiriman untuk pengirim dan pertinggal, dengan mengisikan Noresi dan tanggal pengiriman sebagai index untuk mencetak data tersebut. Laporan pengiriman terbagi menjadi :

a.       Laporan Pengiriman Perhari

Pengujian laporan perhari ini digunakan untuk membuat laporan perhari.

b.      Laporan Pengiriman Perbulan

Pengujian laporan perbulan ini adalah membuat laporan data pengiriman dan pembayaran selama sebulan,

2.2.         Model Sistem Informasi Pengiriman Barang Dan Dokumen Agen Tiki Parung Serab A.170

2.2.1.  Identifikasi Pemakai Sistem Dan Seluruh Tanggung Jawabnya

No	Pemakai Sistem	Tanggung Jawab
1	Kurir	Kurir di Agen TIKI sebagai pengantar barang kepada penerima
2	Admin	Admin bertanggung jawab sebagai melayani pelanggan yang akan mengirimkan barang melalui TIKI
3	Operator	Bertanggung jawab sebagai merekam data barang yang keluar masuk dari dan ke TIKI lain.
4	Pengirim Barang	Bertanggung jawab sebagai orang yang akan mengirimkan barangnya dengan menggunakan jasa TIKI
5	Penerima Barang	Bertanggung jawab sebagai penerima barang dari pengirim barang
6	Inbound	Adalah aktifitas sistem untuk merekam data barang yang masuk ke TIKI lain  dari TIKI setempat
7	Outbound	Adalah aktifitas sistem untuk merekam barang yang akan dikirim dari TIKI setempat ke TIKI lain karena keterbatasan TIKI setempat.
8	Delivery RunSheet (DRS)	Adalah aktifitas perekaman data barang sebelum barang dikirimkan oleh kurir dari TIKI kepada penerima.
9	Proof of delivery (POD)	POD adalah aktifitas merekam data pada saat  pelanggan akan mengirimkan barang melalui TIKI.
10	Transit	Adalah aktifitas merekam data barang yang akan dikirim oleh TIKI setempat ke Sub-TIKI (jika ada) untuk mempermudah menjangkau wilayah.

2.2.2.   Prosedur Sistem berjalan Agen TIKI Parung Serab A.170

1.      Prosedur Pendaftaran

Dari mulai datangnya pelanggan kemudian di lihat barang yang akan di kirim lalu setelah itu di timbang apabila barang yang dikirim banyak ataupun mempengaruhi berat. Setelah itu dari pihak agen menulis resi kiriman untuk pengirim, kemudian resi itu kirim ke cabang untuk di data apabila barang sudah tiba atau kendala yang lainnya.

2.      Prosedur Pemeriksaan Barang Kiriman

TIKI  berhak tapi tidak berkewajiban memeriksa barang atau dokumen yang dikirim oleh pengirim untuk memastikan bahwa suatu kiriman dokumen atau barang adalah layak untuk di angkut ke kota tujuan sesuai syarat prosedur operasional. Dalam melaksanakan haknya tidak menjamin atau menyatakan bahwa seluruh kiriman adalah layak untuk pengangkutan dan pengantaran tanpa melanggar hukum di semua kota asal, tujuan atau yang di laluikiriman tersebut.

3.      Prosedur Pengiriman

Disini dimana barang yang ada di agen akan siap di kirim oleh pihak kurir TIKI cabang ke alamat tujuan yang tertera di barang yang akan di kirim tersebut. Prosedur ini memang barang tidak menentu tiba di alamat tujuan, kemungkinan adanya kendala tertentu seperti bencana alam dll yang menghambat waktu pengiriman yang telat/delay.

4.      Prosedur Terima Barang

Prosedur ini tidak memerlukan banyak tahapnya, karena jika barang sudah tiba di lokasi maka akan ada pengecekan dari jumlah barang yang dikirim dan mengecek kondisi barang dan itu sudah sesuai di resi. Apabila costumer berbuat curang maka pihak agen akan menanyakan secara detail, kemudian pihak agen akan melapor ke cabang agar di tindak lanjuti.

2.2.3.   Model Sistem Informasi

 

                                           

 

2.3.         Alur Sistem Informasi Pengiriman Barang Dan Dokumen Agen Tiki Parung Serab A.170

2.3.1.   Alur Sistem Informasi Pendaftaran

Penjelesan mengenai alur sistem pengirim sebagai berikut:

1.      Pelanggan yang ingin mengirimkan paket berupa barang atau dokumen melalui jasa TIKI bertemu dengan admin.

2.      Pelanggan memberikan paket yang akan dikirim kepada admin.

3.      Pelanggan yang akan mengirimkan barang menentukan alamat tujuan (kota tujuan).

4.      Admin mencari TIKI terdekat dengan alamat tujuan pelanggan

5.      Admin merekam kota asal pengiriman dari sistem kota asal, yaitu TIKI setempat.

6.      Admin menulis data pelanggan sebagai pengirim yang diterima dari pelanggan.

7.      Admin menulis data penerima yang diterima dari pelanggan.

8.      Admin memberi pilihan produk dan layanan kepada pelanggan.

9.      Pelanggan menentukan pilihan produk dan layanan sesuai kebutuhan pelanggan.

10.    Admin merekam produk dan layanan yang dipilih oleh pelanggan dari sistem service.

11.    Admin mengisi data barang.

12.    Admin mengkalkulasi biaya pengiriman sesuai jarak kota asal-kota tujuan dan pilihan service oleh pelanggan.

13.    Pelanggan yang setuju dengan biayanya, maka pelanggan harus membayar biaya pengiriman yang telah ditetapkan

14.    Pelanggan juga bisa membatalkan pengiriman.

15.    Pelanggan yang setuju dan membayar, akan dapat nomor ID pengiriman barang dari Admin.

16.    Admin memberi nomor ID pengiriman kepada pelanggan.

17.    Admin menyimpan data pengiriman.

2.3.2.   Alur Sistem Informasi Pemeriksaan Barang Kiriman

1.      Pengirim atau pelanggan memberikan keterangan atau informasi yang sesuai dengan paket yang akan dikirim.

2.3.3.   Alur Sistem Informasi Pengiriman

1.      Barang yang sudah dikelompokkan dipilih sesuai Kota tujuan, jika alamat tujuan dalam kota/dapat dijangkau TIKI setempat maka kurir dapat mengirimkan langsung tanpa mengirim barang melalui cabang TIKI lain dengan merekam barang tersebut kedalam sistem DRS terlebih dahulu sebelum mengirimkan barang kepada penerima.

2.      Jika barang tidak dapat dijangkau oleh TIKI setempat maka TIKI harus menggunakan jasa cabang TIKI lain untuk mengirimkan barang kepada penerima.

3.      Sebelum TIKI setempat mengirimkan barang kepada cabang TIKI lain, maka barang tersebut harus terekam dalam sistem Outbound sebagai pesan kepada sistem bahwa barang tersebut sudah keluar/dikirim dari TIKI setempat ke cabang TIKI lain.

4.      Apabila cabang TIKI yang dituju oleh TIKI setempat menerima barang maka cabang TIKI harus merekam barang dalam sistem Inbound sebagai pesan kepada sistem bahwa barang yang dikirimkan sudah masuk kedalam cabang TIKI yang dituju.

5.      Barang yang sudah direkam didalam sistem Inbound oleh cabang TIKI, maka cabang TIKI  memeriksa alamat tujuan pada bag dan melakukan hal pada poin 1-3 diatas.

6.      Apabila barang sudah dapat dijangkau oleh cabang TIKI maka barang tersebut sudah bisa dikirimkan oleh kurir.

7.      Sebelum mengirimkan barang kepada penerima, kurir harus merekam data barang yang akan dikirim kedalam sistem DRS sebagaai pesan kepada sistem bahwa barang sudah dalam proses pengiriman oleh kurir kepada penerima.

Berikut adalah alur system outbound dan inbound

a.       System Outbound

1.      Operator mengelompokkan barang yang dikirim pelanggan sesuai kota tujuan.

2.      Setiap barang yang terkelompokkan dijadikan satu dalam bag/koli

3.      Setiap bag/koli diberi nomor ID.

4.      Operator memasukkan nomor bag/koli

5.      Operator merekam nomor Outbound

6.      Setiap bag/koli berisi satu atau lebih barang sudah diinput pada sistem POD oleh Admin yang akan dikirim ke penerima melalui TIKI lain yang terdekat sesuai alamat tujuan. Operator merekam ID pengiriman untuk masing-masing barang.

7.      Operator merekam kota asal/TIKI setempat sebagai kota asal pengiriman.

8.      Operator merekam kota tujuan yang digunakan TIKI sebagai penghubung kepada penerima.

9.      Operator menyimpan data barang yang masuk kedalam sistem Outbound sebagai pesan bahwa barang yang sudah di masukkan dalam sistem Outbound sudah keluar/dikirim dari TIKI setempat/kota asal.

b.      Sistem Inbound

1.      Operator merekam nomor bag/koli yang diterima.

2.      Operator merekam nomor Inbound

3.      Operator merekam TIKI asal yang mengirimkan barang kepada TIKI setempat

4.      Operator merekam kode TIKI asal (TIKI yang mengirimkan ke TIKI tujuan).

5.      Operator merekam kode TIKI setempat sebagai kota tujuan/yang dituju TIKI asal.

6.      Operator merekam barang dalam bag/koli yang dikirimkan oleh TIKI asal.

7.      Operator menyimpan data barang yang masuk dalam sistem Inbound.

2.3.4.   Alur Sistem Informasi Terima Barang

1.      Ketika kurir menyampaikan barang kepada penerima, kurir memberikan lembar POD kepada penerima dan menandai POD tersebut sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh yang berhak.

2.4.    Data Dan Lampiran

2.4.1.   Data Base

A.   Data Karyawan

Nik	Nama Karyawan	Status/Jabatan
K001210590	Muhammad Zaki	Kurir
K002110588	Iqra Mahesa	Kurir
K003090791	Putra Anugrah Illahi	Operator
K005200791	Ervinda Julisya	Admin
K006060392	Putri Permatasari	Admin

B.   Data Pengirim

No. Pengirim	Nama Pengirim	Alamat	No. Hp/Tlp
Tp001	Rizky Siregar	Jl. Raya Pondok Aren No. 12 Rt03/Rw005	08128430215
Tp001	Rizky Siregar	Jl. Raya Pondok Aren No. 12 Rt03/Rw005	08128430215
Tp002	Suci Amalia	Jl. H. Sarmah No. 19 Rt.05/Rw006 Parigi Lama	081297467833
Tp002	Suci Amalia	Jl. H. Sarmah No. 19 Rt.05/Rw006 Parigi Lama	081297467833
Tp002	Suci Amalia	Jl. H. Sarmah No. 19 Rt.05/Rw006 Parigi Lama	081297467833
Tp003	Nia Annisa Putri	Jl. Raden Saleh No.29 Rt07/Rw005 Pondok Kacang	08128892936
Tp004	Ahmad Fauzi	Jl. Jurang Mangu Barat No.70 Rt04/003	087876392302
Tp005	Mahmudin	Jl. H. Jojo No. 25 Rt05/Rw005 Cipadu Raya	083875122836
Tp006	Abdul Ajiz	Jl. Raden Fatah No. 56 Rt01/Rw003 Parung Serab	087836055334
Tp006	Abdul Ajiz	Jl. Raden Fatah No. 56 Rt01/Rw003 Parung Serab	087836055334

C.   Data Penerima

Kode Tujuan	Alamat Penerima	Nama Penerima	Lama Sampai
PDG01	Jl. Datuk Parpatih Nan Sabatang No 85	Lilis Karlinda	1 - 2 hari
PDG02	Jl. Sutan Syahrir No 75	Dani	1 – 2 hari
BDG01	Jl. Jend. A. Yani No 767	Yulianti Putri	1 – 2 hari
BDG02	Jl. Abdurahman Saleh No 95	Citra Putri	3 – 5 hari
SBY01	Jl. Raya Darmo Baru Barat No 25	Toni	3 – 5 hari
SBY02	Jl. Babatan Pratama No 30	Widya Rahma	3 – 5 hari
BDG03	Jl. Batununggal Lestari No 05	Rahma Sari	3 – 5 hari
DPK01	Kampung Areman rt08/08 no 18	Saybani	1 – hari
DPK02	Kampung Areman rt08/08 no 18	Apriliyanti	3 – 5 hari
MDN01	Jl. Makmur No. 121	Nurul Wijaya	3 – 5 hari

D.   Data Pengiriman Paket/Dokumen

No. Resi	No. Pengirim	Tujuan Kirim	Nama Paket	Jenis Produk/  Layanan
R-001	Tp001	Padang	Dokumen	Ons
R-002	Tp001	Padang	Laptop	Ons
R-003	Tp002	Bandung	Dokumen	Ons
R-004	Tp002	Bandung	Tas	Reguler
R-005	Tp002	Surabaya	Sepatu	Reguler
R-006	Tp003	Surabaya	Tas	Reguler
R-007	Tp004	Bandung	Kosmetik	Reguler
R-008	Tp005	Depok	Dokumen	Ons
R-009	Tp006	Depok	Pakaian	Reguler
R-010	Tp006	Medan	Tas	Reguler

E.   Data Tarif Pengiriman Paket/Dokumen

No. Pengirim	Daerah Pengirim	Daerah Penerima	Berat/Kg	Tarif
Tp001	Pondok Aren	Padang	3 Kg	66,000
Tp001	Pondok Aren	Padang	6 Kg	132,000
Tp002	Parigi Lama	Bandung	5 Kg	80,000
Tp002	Parigi Lama	Bandung	4 Kg	28,000
Tp002	Parigi Lama	Surabaya	4 Kg	40,000
Tp003	Pondok Kacang	Surabaya	5 Kg	50,000
Tp004	Jurang Mangu	Bandung	8 Kg	56,000
Tp005	Cipadu	Depok	5 Kg	70,000
Tp006	Parung Serab	Depok	10 Kg	170,000
Tp006	Parung Serab	Medan	3 Kg	51,000

F.    Biaya YES

No.Pengirim	Nama Paket	Biaya			Total Biaya
		Ongkos Kirim	Packing	Asuransi & Admin
TP001	Dokumen	66.000	11.500	3000	80.500
TP001	Laptop	132.000	32.500	13.000	177.500
TP002	Dokumen	80.000	19.000	6.000	105.000
TP002	Tas	28.000	11.500	5.300	44.800
TP002	Sepatu	40.000	11.500	6.000	57.500
TP003	Tas	50.000	19.000	5.500	74.500
TP004	Kosmetik	56.000	32.500	5.550	94.050
TP005	Dokumen	70.000	19.000	6.000	95.000
TP006	Pakaian	170.000	32.500	5.600	208.100
TP006	tas	51.000	11.500	6.200	68.700

2.4.2. Lampiran Foto

                                      

                           

                                                         

                                      

                                                      

BAB III

PENUTUP

3.1.         Kesimpulan

Berdasarkan analisis dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya dan hasil rancangan serta implementasi sistem informasi pengiriman paket dan dokumen pada Agen Tiki Parung Serab A.170 Ciledug – Tangerang, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut

1.      Dengan adanya sistem pengiriman paket dan dokumen ini dapat memberikan kemudahan kepada instansi yang terkait untuk melakukan pengolahan data pengiriman paket dan dokumen.

2.      Sistem ini merupakan sistem yang baik karena segala hal pencatatan data user, data paket, data kota dan transaksi pengiriman paket dilakukan dengan memasukkan datanya pada program sistem ini.

3.      Pengolahan data yang cepat, berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh semua setiap tipe organisasi guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran organisasi.

4.      Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini yang digunakan oleh Agen Tiki Parung Serab A.170 antara lain:

a.       Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.

b.      Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

c.       Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat.